Основным носителем информации в управлении является до­кумент. Извлечение информации, ее переработка, передача и хранение в большинстве случаев являются работой с теми или иными документами. В связи с большим удельным весом затрат рабочего времени работников управления на обработку докумен­тов совершенствование документационного обеспечения является одной из важнейших задач в управлении производством. В це­лях упорядочения документооборота в 1973 г. были разрабо­таны основные положения Единой государственной системы де­лопроизводства (ЕГСД).

Под делопроизводством понимается «деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации ра­боты с документами в процессе осуществления управленческих действий (ГОСТ 16487 — 70). ЕГСД представляет собой свод основных положений, нормативов и рекомендаций, регламенти­рующих ведение делопроизводства, т. е. порядок подготовки, оформления и прохождения документов, их регистрации, по­строения информационно-справочного аппарата, поиска доку­ментов и контроля за их исполнением, группировки и хранения использованных документов. Важнейшая задача ЕГСД — стан­дартизация и унификация документов управления.

Под документом обычно понимают носитель информа­ции, на котором в письменном виде (в алфавитно-цифровой или графической форме) зафиксированы данные, предназначенные для непосредственного восприятия человеком. ГОСТом на тер­минологию делопроизводства и архивного дела определение до­кумента дается шире и охватывает практически все носители информации: «...средства закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объ­ективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека»