Основным носителем информации в управлении является документ. Извлечение информации, ее переработка, передача и хранение в большинстве случаев являются работой с теми или иными документами. В связи с большим удельным весом затрат рабочего времени работников управления на обработку документов совершенствование документационного обеспечения является одной из важнейших задач в управлении производством. В целях упорядочения документооборота в 1973 г. были разработаны основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Под делопроизводством понимается «деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий (ГОСТ 16487 — 70). ЕГСД представляет собой свод основных положений, нормативов и рекомендаций, регламентирующих ведение делопроизводства, т. е. порядок подготовки, оформления и прохождения документов, их регистрации, построения информационно-справочного аппарата, поиска документов и контроля за их исполнением, группировки и хранения использованных документов. Важнейшая задача ЕГСД — стандартизация и унификация документов управления.
Под документом обычно понимают носитель информации, на котором в письменном виде (в алфавитно-цифровой или графической форме) зафиксированы данные, предназначенные для непосредственного восприятия человеком. ГОСТом на терминологию делопроизводства и архивного дела определение документа дается шире и охватывает практически все носители информации: «...средства закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека»