Положение о том или ином отделе, службе показывает, что каждое управленческое подразделение представляет собой организационное целое, руководимое, одним администратором. Обязанности и ответственность между сотрудниками распределяются так, чтобы им обеспечивались наибольшие возможности для проявления самостоятельности и инициативы. В каждом подразделении четко определяют обязанности, ответственность и права всех работников, исходя из принципа: нет прав без обязанностей и обязанностей без прав. За каждым работником закрепляется ответственность за определенную часть общей работы. Как правило, обязанности, права и ответственность закрепляются за каждым работником письменно, это исключает вмешательство работников в дела друг друга.
В обычных условиях руководитель отдает распоряжение только тем, кто ему подчинен непосредственно. Распоряжения другим подчиненным отдаются только через их непосредственных руководителей. Например, начальник цеха имеет формальное право отдавать распоряжение любому нижестоящему по службе работнику. Однако если он это делает минуя непосредственных руководителей, то вносит неорганизованность, что отрицательно сказывается на дисциплине, вызывает нежелательные социальные последствия.
Административные и функциональные отношения регулируются одним документом — «Должностной инструкцией». В ней, например, содержатся указания, в составе какого подразделения находится данная должность, кому (по должности) подчиняется работник, кто подчиняется ему. Должностные инструкций составляются для каждого работника управления. Они дополняют и конкретизируют «Положение о звеньях управления». «Должностная инструкция» состоит из общих положений о роли работника в организации производства, о порядке назначения его на должность, об административной подчиненности работника и т. д. Кроме этих общих положений, в должностных инструкциях четко сформулированы управленческие задачи, за которые работник управления несет персональную ответственность, дается подробный перечень рабочих обязанностей и административных прав работника. Функциональные связи с другими работниками устанавливаются по схеме: кому, какие данные и в какой срок представляет работник, а также кто, в какой срок и какие данные представляет ему.