Положение о том или ином отделе, службе показывает, что каждое управленческое подразделение представляет собой ор­ганизационное целое, руководимое, одним администратором. Обязанности и ответственность между сотрудниками распреде­ляются так, чтобы им обеспечивались наибольшие возможности для проявления самостоятельности и инициативы. В каждом подразделении четко определяют обязанности, ответственность и права всех работников, исходя из принципа: нет прав без обя­занностей и обязанностей без прав. За каждым работником за­крепляется ответственность за определенную часть общей ра­боты. Как правило, обязанности, права и ответственность за­крепляются за каждым работником письменно, это исключает вмешательство работников в дела друг друга.

В обычных условиях руководитель отдает распоряжение только тем, кто ему подчинен непосредственно. Распоряжения другим подчиненным отдаются только через их непосредствен­ных руководителей. Например, начальник цеха имеет формаль­ное право отдавать распоряжение любому нижестоящему по службе работнику. Однако если он это делает минуя непосред­ственных руководителей, то вносит неорганизованность, что от­рицательно сказывается на дисциплине, вызывает нежелатель­ные социальные последствия.

Административные и функциональные отношения регулиру­ются одним документом — «Должностной инструкцией». В ней, например, содержатся указания, в составе какого подразделе­ния находится данная должность, кому (по должности) подчи­няется работник, кто подчиняется ему. Должностные инструкций составляются для каждого работника управления. Они до­полняют и конкретизируют «Положение о звеньях управления». «Должностная инструкция» состоит из общих положений о роли работника в организации производства, о порядке назначения его на должность, об административной подчиненности работ­ника и т. д. Кроме этих общих положений, в должностных ин­струкциях четко сформулированы управленческие задачи, за которые работник управления несет персональную ответствен­ность, дается подробный перечень рабочих обязанностей и ад­министративных прав работника. Функциональные связи с дру­гими работниками устанавливаются по схеме: кому, какие данные и в какой срок представляет работник, а также кто, в какой срок и какие данные представляет ему.