Движение документов в процессе управленческой деятельно­сти называется документооборотом

Оценить
(0 голоса)

Для сокращения количе­ства документов, циркулирующих в аппарате управления, до определенного минимума используют следующие направления совершенствования документооборота: упрощение повторяю­щихся управленческих процедур с одновременным сокращением количества оформляемых документов; применение минималь­ного числа укрупненных показателей работы предприятий, ис­ключающих детализованные отчеты и сбор данных, необходи­мых для мелкой опеки; замену множества разных отчетных до­кументов единой, но, по возможности, упрощенной отчетностью; улучшение организации хранения имеющихся документальных массивов для упрощения доступа к документам при ознакомле­нии с ними, получении копий и выписок; исключение повторения ранее отданных указаний в распорядительных документах, под­писываемых руководителями хозяйственных органов; развитие и укрепление доверия между организациями, подразделениями, руководителями и специалистами по выполнению устных дого­воренностей; более широкое применение телефонограмм, журна­лов и карточек записи устных поручений, используемых одно­временно в качестве контрольных карточек; введение объектив­ных критериев для оценки деятельности работников аппарата управления, не связанных только с количеством проходящих до­кументов; разработка для каждой организации четкого перечня функций, задач и управленческих ситуаций, для которых дол­жны быть подготовлены инструктивные материалы, описываю­щие необходимый минимум документов; разработку и примене­ние современных методов принятия решений на основе эконо­мико-математических моделей и методов.

Оптимальная численность персонала по делопроизводству для предприятий установлена на уровне 0,4 %, для министерств и ведомств в пределах 12—15 % числа занятых работников ап­парата управления [22]. Организация делопроизводства заклю­чается в упорядочении процессов управленческой деятельности, связанной с оформлением, регистрацией и хранением используе­мых документов. В объединениях (головных предприятиях) лес­ного хозяйства делопроизводство может вестись в канцеляриях, в большинстве же предприятий его ведет секретарь директора или работник кадров.

Существуют централизованные, децентрализованные и сме­шанные системы организации делопроизводства. При центра­лизованной системе прием, учет, направление документов исполнителю, контроль за исполнением, оформление и отправка документов сосредоточены в одной службе — канцелярии или у секретаря. Система имеет ряд преимуществ: концентрацию де­лопроизводства, ведущую к экономии труда, применению средств механизации; сужение места поиска документов и др. Однако такая система действует эффективно лишь при неболь­шом документопотоке. Децентрализованная система

При смешанной си­стеме некоторые операции делопроизводства централизованы в одном месте (например, за секретарем закреплены прием, ре­гистрация и отправка), а другие рассредоточены по подразде­лениям (например, обработка, формирование и хранение). Од­нако при любой системе делопроизводства регистрацию доку­ментов следует централизовать в одном месте.

Поступающие на предприятие письма, телеграммы и другие деловые бумаги называются входящей корреспонден­цией. При приеме корреспонденции должны выполняться сле­дующие правила: проверяется правильность доставки по ад­ресу; при приеме корреспонденции от рассыльных под расписку проставляют дату получения и проверяют соответствие номеров документов, указанных на конвертах, с номерами, записанными в разносной книге или квитанции; конверты вскрывают так, чтобы не повредить вложенных документов. На поступающих в подразделения документах должны быть отметки, указываю­щие дату их приема на предприятии, номер регистрации, срок исполнения, фамилию исполнителя и номер дела, где документ должен храниться после исполнения. Для этой цели применя­ется входящий штемпель, в котором все эти данные проставля­ются в процессе движения документа. Во входящем штемпеле прежде всего должны отмечаться дата поступления документа, регистрационный номер, фамилия исполнителя.

Документы, поступающие на предприятия, регистрируются по системе, принятой на данном предприятии, в журналах, на карточках или другими способами. Регистрация нужна для учета документов, организации справочной работы по ним, для поиска, а также для контроля исполнения документов. Жур­нальную форму регистрации применяют на предприятиях с небольшим объемом документооборотов (10—15 документов в день). Однако журнальная форма регистрации не позволяет механизировать многие делопроизводительные операции (кон­троль, справочный поиск). Наиболее прогрессивен карточный метод регистрации. Он позволяет с минимальными затра­тами труда организовать стройную систему учета, контроля и информационно-справочного поиска, освобождает от многократ­ной регистрации одного и того же документа, сокращает время прохождения и трудоемкость обработки документа. К.арточная система регистрации документов заключается в том, что дан­ные об одном документе или о группе документов, объединен­ных общим признаком, заносятся в карточку определенного фор­мата. В зависимости от того, записывается ли несколько доку­ментов на карточку или каждый документ записывается на от­дельную карточку, система регистрации называется групповой или индивидуальной.

Наряду с карточной системой регистрации и учета корре­спонденции на предприятиях и в объединениях внедряется ме­ханизированная система поиска документов на картах с крае­вой перфокартой.

Механизация учета и поиска информации
Сущность и основные принципы управления социалистическим производством
Совер­шенствование управления экономикой
Объектив­ные требования экономических законов социализма
Развитие демократического цен­трализма в управлении производством

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить